NO

KOMPONEN

URAIAN

1.

Dasar Hukum

1.      Peraturan Daerah Kabupaten Banjarnegara Nomor 2 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Banjarnegara (Lembaran Daerah Kabupaten Banjarnegara Tahun 2016 Nomor 10 Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Banjarnegara Nomor 213);

2.      Peraturan Bupati Banjarnegara Nomor 51 Tahun 2014 tentang tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banjarnegara;

2.

Persyaratan Pelayanan

1.      Surat masuk baik secara manual maupun melalui e-office;

2.      Proposal dan bentuk surat menyurat lainnya

3

Sistem, Mekanisme, dan Prosedur

1.      Penerimaan surat masuk lewat media elektronik (E-Office, E-mail dan Website Resmi)

       Penerimaan surat masuk lewat pos dan kurir, pengagendaan, pemberian lembar disposisi dan pengajuan berjenjang kepada Sekretaris DPRD;

2.    Pertimbangan dan arahan disposisi Sekretaris DPRD ke Kabag melalui simbol "buat disposisi" pada E- Office

      Paraf Koordinasi Kasubag TU;

3.    Kabag menindaklanjuti  disposisi Sekretaris DPRD ke Kasubag melalui simbol "buat disposisi" pada E- Office

       Paraf Koordinasi Kabag Umum;

4.    Pendistribusian surat sesuai disposisi secara manual

       Surat diajukan ke Sekretaris DPRD untuk didisposisi;

5.    Penyelesaian surat oleh staf Teknis, tindak lanjut dari disposisi Sekretaris DPRD

       Didposisi Sekretaris DPRD Ke Kabag;

6.      Pengarsipan surat;

7.      Disposisi Kabag ke Kasubag;

8.      Penyelesaian surat oleh staf Teknis , tindak lanjut dari disposisi Sekretaris DPRD;

9.      Pengarsipan surat manual;

4

Jangka waktu penyelesaian

1.      Paling lambat 30 menit sejak surat diterima.

5

Biaya/Tarif

-

6

Produk Pelayanan

Surat Masuk

7

Penanganan,Pengaduan, Saran, dan Masukan

Pengaduan, saran dan masukan dapat dilakukan dengan prosedur :

1.      Datang langsung;

2.      Telpon;

Tindak lanjut penanganan aduan, saran dan masukan adalah :

1.      Verifikasi aduan;

2.      Mediasi;

3.      Koordinasi

SDM yang mengampu tugas penanganan aduan, saran dan masukan adalah :

1.      1 orang Kabag Umum;

2.      1 orang Kasubag TU;

3.      1 orang Operator E-Office;

Sarana yang digunakan dalam penanganan aduan, saran dan masukan adalah :

1.      Ruang Pengaduan;

2.      Pesawat telepon;

3.      Komputer;

Bagian yang mengampu penanganan aduan, saran dan masukan adalah: Bagian Umum.

8

Sarana dan Prasarana, dan/  fasilitas

1. Ruang Pelayanan;

2. ATK;

3. Printer;

4. Komputer;

5. Meja;

6. Kursi;

7. Jaringan Wifi.

9

Kompetensi Pelaksana

1.      Menguasai Standar Operasional Prosedur;

2.      Memiliki pengetahuan tentang tata naskah dinas;

3.      Mampu berkomunikasi secara lisan dan tertulis dengan baik;

4.      Mampu berkoordinasi dengan efektif dan efisien;

5.      Memiliki kemampuan kerjasama tim.

6.      Mampu mengoperasikan komputer;

7.      Memahami penggunaan Aplikasi E-Office.

10

Pengawasan Internal

1.      Sekretariat DPRD melakukan pengawasan secara periodik melalui rapat evaluasi (setiap bulannya) dan rapat sewaktu-waktu dalam keadaan yang dianggap penting;

2.      Kepala Bagian melakukan kontrol surat keluar serta melaporkan kepada Sekretaris DPRD.

11

Jumlah Pelaksana

Staf Teknis, Operator e-office (2 orang)

12

Jaminan Pelayanan

Diwujudkan dalam kualitas layanan dan produk layanan yang sesuai Standar Operasional Prosedur serta didukung oleh petugas yang berkompeten di bidang tugasnya dengan perilaku pelayanan yang ramah, cepat, trampil dan sopan santun.

13

Jaminan keamanan dan  keselamatan pelayanan

Surat Masuk diberi lembar disposisi agar terpantau;

14

Evaluasi Kerja Pelaksana

Evaluasi penerapan standar pelayanan ini dilakukan minimal 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun untuk selanjutnya dilakukan perbaikan untuk menjaga dan meningkatkan mutu serta kinerja pelayanan.